ЕГАИС для начинающих

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это инструмент государственного контроля реализации и производства алкогольных напитков.
С помощью ЕГАИС государство намерено централизовать все данные о производстве и продаже алкогольных напитков, исключив попадание подделок на прилавки.
Согласно действующему законодательству с 01.07.2018 все организации и лица, участвующие в производстве алкогольной продукции и её дальнейшей реализации должны перейти на новую систему учёта ЕГАИС 3.0. Она подразумевает поштучный учёт всего алкоголя, производимого на территории РФ и ввозимого из-за границы.

Государственный контроль на таком уровне не позволит продавать алкогольную продукцию, не уплатив соответствующие налоги. Кроме того, система ЕГАИС предполагает, что информация о напитке, его производителе или импортёре прозрачна и доступна всем — и покупателю, и продавцу, а, значит, контрафактный алкоголь больше не попадет на прилавки, Вы, как продавец, будете уверены в качестве реализуемого алкоголя, а ваш покупатель будет уверен вас и вернётся снова.

За невыполнение требований по подключению к ЕГАИС, то есть продажу алкогольных напитков без декларации продаж в системе на физическое лицо (руководителя предприятия) накладываться штраф до 15 000 рублей, а на юридическое лицо — от 150 до 200 тысяч рублей. Кроме наложения штрафа, ФСРАР может приостановить или отозвать у предприятия лицензию на продажу алкоголя.

Единая Государственная Автоматизированная Система была введена с целью взять под ведомственный контроль все этапы, которые проходит алкоголь: от производства до розничной продажи. В системе ЕГАИС обязаны работать как импортёры и производители, так и оптовые и розничные дистрибьюторы.

Изготовители и импортёры алкоголя: после разлива или ввоза перед реализацией все бутылки помечаются федеральной специальной маркой (ФСМ) с кодом Datamatrix. В этом коде зашифровано название импортёра или производителя, крепость напитка, объем бутылки. Эта норма в законе существует и соблюдается производителями и импортёрами уже почти 10 лет.

Все оптовые предприятия, занимающиеся закупкой, хранением и дистрибуцией алкогольной продукции, обязаны зафиксировать факт закупки в ЕГАИС после закупки партии алкоголя у производителя или импортёра. Согласно действующим требованиям ЕГАИС 3.0, каждая тара: бутылка, кега и пр. должны быть зафиксированы индивидуально.

Розничные торговые точки, как и предприятия общепита отчитываются о закупках алкогольной продукции в ЕГАИС. Таким образом, владелец или руководитель магазина или ресторана может свериться с базой и убедиться, что данная продукция произведена и импортирована легально.

Так, факт закупки в системе обязаны фиксировать все предприятия, продающие алкогольные напитки. Помимо подтверждения закупок в ЕГАИС, необходимо передавать данные об алкоголе, реализованном конечному потребителю.

ЕГАИС в розничном магазине

Установить ПО
На кассовом компьютере устанавливается ПО, совместимое с ЕГАИС, сам компьютер подключается в одну сеть с УТМ.

Сканирование кода
Пробивая чек во время продажи, продавец сканирует 2D-код на бутылке.

Передача данных
Данные из кода кассовый компьютер передает на УТМ, откуда данные отправляются на сервер ЕГАИС.

Проверка кода
Одновременно с этим, программа на кассовом компьютере проверяет считанный код, и если данные верны, система разрешает продажу.

Чек с QR-кодом
Продажа завершена, клиент получает чек с QR-кодом, по которому он сам может свериться с данными на серверах ЕГАИС.

ЕГАИС на предприятиях общепита

Предприятия общественного питания, такие как бары, рестораны и кафе также обязаны передавать в ЕГАИС данные о продажах алкоголя. В их случае списание алкоголя производится в день вскрытия тары. Для этого в системе формируется общий документ под названием «Акт списания» В котором отмечаются все бутылки, вскрытые в течение дня. При этом для кухни, кейтеринга и бара можно формировать один общий акт.

Журнал учёта объема розничной продажи алкогольной продукции

Ведение журнала учёта продаж алкогольной продукции обязательно как для предприятий общепита, так и для предприятий, продающих алкоголь в розницу, в том числе в розлив. Журнал фиксирует продажи алкогольной продукции, причем указывать в нём необходимо только объемные показатели тары. В журнале надлежит указывать всю алкогольную продукцию, как маркированную акцизными или специальными марками, так и проданную в розлив.

Журнал нет необходимости куда-то регулярно передавать, а значит вести его можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кроме того, для формирования журнала можно использовать программные средства ЕГАИС.
Важно помнить, что контролирующие органы могут запросить распечатанную версию журнала учёта объема продаж алкогольной продукции при проверке. Это означает, что заполнять журнал нужно там же, где осуществляется деятельность.

В какие сроки надо успеть подключиться?

Федеральная служба регулирования алкогольного рынка запланировала постепенный переход на ЕГАИС 3.0. Согласно прописанному плану переход на помарочный учёт разделён на три этапа. Первый из них начался 01.2018. Тогда все желающие могли на добровольной основе попробовать новую систему. Затем наступил переходный период: с 03.2018 все производители обязаны перейти на помарочный учёт, однако документы старого образца ещё принимались. И наконец окончательно ЕГАИС 3.0 вступил в силу 01.07.2018. С этого момента все организации обязаны вести учёт алкоголя поштучно. При этом тары со старой маркировкой с этого момента реализовать невозможно.

Этапы

Переходный период

План перехода на помарочный учёт был составлен с расчётом на то, чтобы все успели перейти на новую систему вовремя. Кроме того, переходный период был отодвинут с 01.03.2018 на 15.03.2018.

Итак, вы сделали всё необходимое для подключения к ЕГАИС. Теперь, когда приготовления завершены, компьютеры настроены, а система работает, стоит разобраться, как ею пользоваться.

ЕГАИС в розничном магазине

Приём товара от поставщиков

Прежде всего, ЕГАИС меняет процесс приемки товара от поставщика. Помимо стандартных документов - справок, сертификатов и бумажной накладной, при получении необходимо проверить товарно-транспортную накладную в электронном виде, то есть в ЕГАИС.

Если фактический приход сходится с бумажной накладной и её электронной версией, то накладную можно принять в ЕГАИС, а если есть расхождения — отклонить.

Принять накладную в ЕГАИС - означает отправить в систему согласие, которое получит поставщик. Подтверждать накладные следует только если они полностью соответствуют своим бумажным версиям.

При обнаружении расхождений ЕГАИС позволяет сформировать соответствующий акт, на основании которого можно исправить количество единиц товара или удалить лишние позиции.

Если от накладной необходимо отказаться (например в поставке обнаружен контрафакт), то в ЕГАИС создается акт отказа.

Стоит отметить, если вы оставляете в магазине излишки по накладной, поставщик обязан в этом случае выписать на этот товар новую бумажную накладную, а также передать её в ЕГАИС, создав таким образом новую поставку на оставленные излишки.

Поскольку в системе ЕГАИС задействованы все этапы, по которым движется алкоголь, система отправляет электронные уведомления об операциях в системе всем участникам сделки.

Учет старых поставок

Мы разобрались как принимать новую продукцию, но у многих магазинов есть товар, который был закуплен до перехода на новую систему учёта. Как быть?

Учёт таких бутылок будет производиться по старому формату. Однако новые бутылки необходимо принимать уже согласно ЕГАИС 3.0

В случае если товар был отгружен по старой системе, но по каким-то причинам пришёл позже сроков переходя на новую - его можно не учитывать помарочно вплоть до полной реализации.

Возврат продукции поставщику

Возврат товара поставщику оформляется только с использованием соответствующего функционала системы.

Для этого необходимо знать закупочную цену бутылки и номер партии. Если таких данных нет, обязательно запросите их у поставщика.

Процедура списания товара

Деятельность любой торговой точки предполагает списание товара с остатков. Чтобы избежать расхождений и привести в соответствие остатки в вашей товароучётной системе и в ЕГАИС, предусмотрен функционал «акт списания товара».

Как и при оформлении возврата поставщику, первым делом необходимо подготовить бумажный документ. При списании используется форма ТОРГ-16, которую заверяют подписями участники комиссии материально ответственных сотрудников.

На основании бумажного акта подготавливается акт списания товара в ЕГАИС. Как только акт будет проведён, позиции спишутся с остатков торговой точки.

Оформляя акты списания необходимо убедиться, что в него внесены штрихкоды с акцизных и федеральных марок на единицах товара. Таким образом вы выведете единицу товара из оборота, а значит её кодом не смогут воспользоваться злоумышленники для нанесения на контрафактную продукцию.

Инвентаризация

Система ЕГАИС не предусматривает какого-либо отдельного средства для проведения инвентаризации.

Если вы, проводя инвентаризацию, обнаружили на остатках торговой точки излишки, поставьте их на баланс с помощью «Акта постановки».

Если же обнаружена недостача, спишите единицы товара с использованием функционала «Акт списания».

Со введением ЕГАИС розница и оптовые продавцы алкоголя начнут работать по новым правилам. Главная особенность работы в системе — это проверка всей продукции через интернет. Для этого на марках бутылок размещен специальный код, в котором зашифрованы такие данные, как наименование изготовителя, дата ввоза или розлива, содержание этилового спирта и объем тары. Кроме того, как требует ЕГАИС, алкоголь, поставляемый партиями, тоже регистрируется, чтобы у ФСРАР была возможность отследить его поставку, а у покупателя (розничного продавца) была возможность отказаться от этой партии, если она не «пробьётся» в системе.

История системы началась в 2006 году. Именно тогда ФСРАР озадачилась поиском эффективного средства для борьбы с алкогольными подделками. Этим инструментом стал ЕГАИС. Розничный сегмент было решено подключить лишь в этом году, но импортёры и производители работают в системе уже десять лет. Таким образом, код на этикетках печатается с 2006 года, с середины двухтысячных в системе работают крупные дистрибьюторы, и лишь в 2015 ЕГАИС в рознице вступает в силу.

Для оптовиков ЕГАИС вводит особые условия. Так, оптовые предприятия обязаны отчитываться перед государством как о закупках у производителей и импортёров, так и о факте реализации продукции розничным продавцам. Алгоритм подключения оптового предприятия к системе такой же, как и у розничного. Разница лишь в том, что оптовые предприятия передают в систему не коды с каждой бутылки, а номер всей партии.

Стоит отметить, что для оптовиков ЕГАИС всё же обязателен. Крайний срок подключения — первое января 2016 года.

Какие напитки всё-таки можно продавать, не подключаясь к системе? Федеральная служба регулирования алкогольного рынка дала четкое определение, кто должен отчитываться, а кто нет. Приводим список напитков, продажи которых не нужно передавать в ЕГАИС: пиво (розница), сидр (розница), пуаре (розница), медовуха (розница). Иначе говоря,

Следует помнить о крупных штрафах, которые грозят за продажу спиртных напитков в обход ЕГАИС. Алкоголь, в рознице появившийся нелегальным путём, у вас изымут, на частное лицо будет наложен штраф в размере 10 000 рублей. Штраф для юридического лица в 10 раз больше. Кроме того, у предприятия может быть изьята лицензия на продажу спиртного. Поэтому не стоит тянуть время, рисковать и нести убытки. Лучше подключиться к системе и продолжить продавать алкоголь. Программа ЕГАИС называется «Транспортный модуль». Она скачивается с сайта ФСРАР бесплатно после регистрации в личном кабинете.

Устройства, совместимые с единой государственной автоматизированной системой играют особую роль. Например, если вы не сможете считать двумерный код при продаже на кассе, чек невозможно будет пробить. Если фискальный регистратор на кассе не печатает QR-коды, вас также могут оштрафовать. Вот почему оборудование для ЕГАИС на нашем сайте мы пометили особым значком. Такие товары есть в разделах «Сканеры», «Фискальные регистраторы» и «Терминалы сбора данных».

Узнать подробности о том, как подключиться ЕГАИС, задать вопросы о совместимых устройствах и получить совет по их выбору, вы можете позвонив нашим менеджерам по телефону в Новосибирске 8 (383) 383-01-10, в Барнауле 8 (3852) 502-756 и Новокузнецке 8 (3843) 99-37-71.